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[email protected] edited on Jun 19, 2023, 6:45:30 PM

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+**Expense Claim is made when employees make expenses out of their pocket on behalf of the company.** **For example, if they take a customer out for lunch, they can make a request for reimbursement via the Expense Claim form.**
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+> _Navigation : Home > My Expense Claims > Claims > Expense Claim_
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+### Prerequisites
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+Before creating a Expense Claim, it is advisable you create the following documents:
+
+1.  [Employee](https://frappehr.com/docs/v14/user/manual/en/human-resources/employee)
+2.  [Department](https://frappehr.com/docs/v14/user/manual/en/human-resources/department)
+3.  Expense Claim Type
+
+### How to create a Expense Claim
+
+1.  Click on 'Expense Claim List’ under \[Claims\] section and you will arrive at Expense Claim Listing.
+2.  Click ‘+ Add Expense Claim List’ to create a new Expense Claim.
+3.  Select the Employee Name in the 'From Employee' field.
+4.  Select the Expense Approver.
+5.  Enter the Expense Date, Expense Claim Type and the Amount.
+6.  Save and Submit.
+
+![Expense Claim](https://frappehr.com/files/expense_claim.png)
+
+Set the Employee ID, date, the list of expenses, and corresponding taxes that are to be claimed and “Submit” the record.
+
+![Expense Claim](https://frappehr.com/files/expense-claim-expenses.png)
+
+### Approving Expenses
+
+Approver for the Expense Claim is selected by an Employee himself. Employee can choose from the list of users who are configured as _Expense Approvers_ for their [Department](https://frappehr.com/docs/v14/user/manual/en/human-resources/department).
+
+When a new Expense Claim is created, if the selected expense approver does not have access to it, the document is shared with the approver with "submit" permission.
+
+After saving Expense Claim, Employee should [Assign document to Approver](https://docs.erpnext.com/docs/v14/user/manual/en/using-erpnext/assignment). On assignment, approving user will also receive email notification. To automate email notification, you can also setup Email Alert
+
+Expense Claim Approver can update the “Sanctioned Amounts” against Claimed Amount of an Employee. If submitting, Approval Status should be submitted to Approved or Rejected. If Approved, then Expense Claim gets submitted. If rejected, then Expense Approver's comments can be added in the Comments section explaining why the claim was approved or rejected.